策劃一場成功的活動(dòng)，并不是一件簡單的事情，正所謂欲成大事，需要有天時(shí)，地利，人和各個(gè)方面的因素來配合，做活動(dòng)也是一樣，活動(dòng)策劃是把各項(xiàng)零碎的環(huán)節(jié)，整合到一起，形成一場視聽盛宴。所以在活動(dòng)開始之前，zui好是先把各項(xiàng)準(zhǔn)備工作和需要的物料準(zhǔn)備齊全。
線下活動(dòng)策劃需要哪些物料清單？
一、線下活動(dòng)前期準(zhǔn)備工作
活動(dòng)主題：主題一定要明確，如成熟型的產(chǎn)品策劃的核心就以
用戶增長和品牌傳播為主。
活動(dòng)時(shí)間：考慮用戶時(shí)間是否方便。
活動(dòng)地點(diǎn)：符合活動(dòng)主題定位。
活動(dòng)對象：確定目標(biāo)用戶及潛在用戶。
活動(dòng)描述：亮出你會(huì)怎么做，做什么活動(dòng)，有什么亮點(diǎn)從而打動(dòng)用戶。
參與方式：至少要征集報(bào)名用戶留下姓名和聯(lián)系方式。
活動(dòng)規(guī)則：各種要求和注意事項(xiàng)，比如參與人員篩選標(biāo)準(zhǔn)、著裝要求、報(bào)名截止時(shí)間、報(bào)名成功通知時(shí)間、活動(dòng)問題咨詢方式等等。
推廣渠道：投放時(shí)間、投放渠道、投放資源位置等。
預(yù)期效果：比如活動(dòng)對平臺數(shù)據(jù)或用戶有什么幫助。
成本預(yù)估：包含各推廣渠道費(fèi)用、線下執(zhí)行費(fèi)用、各環(huán)節(jié)禮品或獎(jiǎng)品費(fèi)用。
二、制作活動(dòng)推進(jìn)時(shí)間表，推進(jìn)工作
方案通過后，正式進(jìn)入執(zhí)行階段，一般需要召集此次活動(dòng)的工作人員召開一個(gè)準(zhǔn)備會(huì)議。梳理活動(dòng)節(jié)點(diǎn)，分配好各項(xiàng)工作并確定各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人，活動(dòng)總負(fù)責(zé)人根據(jù)推進(jìn)時(shí)間表跟蹤完成情況。
三、確定活動(dòng)場地
線下活動(dòng)則場地選擇尤為重要。過程中要考慮到場地的交通、星級、檔期、容納人數(shù)、環(huán)境等，實(shí)地考察過程中如會(huì)議室的長、寬、高、容納人數(shù)、是否有柱、舞臺搭建及布展等因素、桌型等、投影、麥克風(fēng)、會(huì)議室門口簽到板的位置、茶歇的位置、房間的房型及設(shè)備設(shè)施、是否能提供獨(dú)立用餐區(qū)域等。如果你沒有辦法在有限的經(jīng)費(fèi)內(nèi)選擇zui符合活動(dòng)主題的優(yōu)質(zhì)場地。
30分鐘內(nèi)提供多個(gè)精準(zhǔn)場地報(bào)價(jià)，智能高效的匹配方案。
量身定制并滿足用戶各類會(huì)議需求，為用戶提供一站式解決方案。
四、活動(dòng)頁面制作
文案確定后，與設(shè)計(jì)溝通需求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，可以找一些參考素材以減少溝通成本。并與技術(shù)保持溝通，確保頁面準(zhǔn)時(shí)制作完成并通過測試沒有問題后正式上線。
五、視頻、宣傳物料等設(shè)計(jì)制作
要注意各物料主題風(fēng)格的統(tǒng)一，包括圖案、尺寸等，并跟蹤制作情況，包括材質(zhì)、色差、打樣、工期等，確保保質(zhì)保量完成。
六、活動(dòng)征集、統(tǒng)計(jì)及通知
報(bào)名情況一定要及時(shí)統(tǒng)計(jì)，一旦發(fā)現(xiàn)報(bào)名人數(shù)過少，離預(yù)期人數(shù)差距過大，及時(shí)增加投放渠道和投放力度，保證活動(dòng)人數(shù)。活動(dòng)前通知報(bào)名成功用戶，根據(jù)報(bào)名留下的聯(lián)系方式，電話、短信都行，確認(rèn)能夠準(zhǔn)時(shí)參加活動(dòng)的具體人數(shù)。
七、制作活動(dòng)執(zhí)行方案，分解執(zhí)行任務(wù)
制作一份活動(dòng)現(xiàn)場執(zhí)行方案，結(jié)合設(shè)定的活動(dòng)流程，把簽到、主持、攝影、道具、場務(wù)、直播等現(xiàn)場執(zhí)行中的各項(xiàng)工作分配到具體個(gè)人，執(zhí)行方案一般精確到分鐘。
在線下執(zhí)行之前的一兩天，召集所有執(zhí)行人員開活動(dòng)動(dòng)員會(huì)，下發(fā)執(zhí)行方案，逐項(xiàng)分解任務(wù)到個(gè)人，保證每個(gè)人都清楚自己到現(xiàn)場應(yīng)該做什么工作。
八、制作物料、禮品清單
把活動(dòng)所有需要用到的物料和禮品種類、數(shù)量注明，并備注各物品在活動(dòng)執(zhí)行中出現(xiàn)在哪個(gè)環(huán)節(jié)、什么地點(diǎn)，交待給各自的負(fù)責(zé)人，如果所需物料和禮品種類比較多，zui好再做一個(gè)表格，交給各項(xiàng)物品負(fù)責(zé)人。
九、活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案
至少要在活動(dòng)開始前設(shè)想好zui可能出現(xiàn)的幾種問題，并想好相應(yīng)的解決辦法，在執(zhí)行群里通知到可能出現(xiàn)問題環(huán)節(jié)的相應(yīng)負(fù)責(zé)人，在活動(dòng)進(jìn)行中一旦發(fā)現(xiàn)問題迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。
十、活動(dòng)場地布置及現(xiàn)場執(zhí)行
一般提前一天或提前半天完成場地布置。
執(zhí)行人員到場后應(yīng)迅速進(jìn)入各自工作崗位，簽到引導(dǎo)維護(hù)用戶、主持人再次熟悉串詞、各項(xiàng)物品負(fù)責(zé)人清單數(shù)量并準(zhǔn)備提前送到預(yù)定位置、提前溝通攝影攝像說明需要什么場景人物特寫等拍攝需求。在活動(dòng)正式開始時(shí)間前1-2小時(shí)到場，準(zhǔn)備各自負(fù)責(zé)物料和獎(jiǎng)品，尤其是負(fù)責(zé)簽到的同學(xué)，不要讓用戶覺得早到無人接待。
提前建一個(gè)活動(dòng)執(zhí)行群，出現(xiàn)突發(fā)情況，及時(shí)通報(bào)，比如某個(gè)執(zhí)行人員遲到，總負(fù)責(zé)人要立馬安排其他人補(bǔ)位。
十一、活動(dòng)流程
活動(dòng)流程表根據(jù)活動(dòng)環(huán)節(jié)安排而定，從開始到結(jié)束每項(xiàng)工作分配到個(gè)人。如果活動(dòng)進(jìn)行中再出現(xiàn)流程變化，總負(fù)責(zé)人趁主持間歇快速告知主持人以便主持人臨場應(yīng)對，并通知其他執(zhí)行人員。
十二、用戶離場
zui終預(yù)定的各項(xiàng)流程全部執(zhí)行完畢，用戶離場，所有執(zhí)行人員可以放輕松一些啦，大家拍個(gè)照片，盤點(diǎn)收集一下剩余物料和禮品，完成清場任務(wù)，就可以安心地去吃頓慶功宴犒勞自己啦。
十三、活動(dòng)回顧和活動(dòng)效果報(bào)告
活動(dòng)結(jié)束后一般要有活動(dòng)回顧。如果要求比較急甚至活動(dòng)結(jié)束就要發(fā)布，那么總負(fù)責(zé)人要提前制定活動(dòng)回顧人員，在活動(dòng)進(jìn)行中就同步寫作，并及時(shí)拷出攝影照片，這樣基本在活動(dòng)結(jié)束后就能很快出稿了。
出稿后迅速交給負(fù)責(zé)投放渠道的同事安排投放。如果活動(dòng)回顧要求不急的話，可以等改天再做，在約定時(shí)間前發(fā)出就好。
活動(dòng)結(jié)束后一般還需提交一份活動(dòng)結(jié)案，大致包括活動(dòng)概述、活動(dòng)效果統(tǒng)計(jì)等各部分成果和數(shù)據(jù)匯總還要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從頭到尾把整個(gè)活動(dòng)梳理一遍，重點(diǎn)總結(jié)兩個(gè)方面：
活動(dòng)流程，哪些環(huán)節(jié)之間存在銜接不暢、哪個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中存在問題，思考以后如何優(yōu)化流程。
總結(jié)所有出現(xiàn)的問題和自己的應(yīng)對措施，有哪些應(yīng)對得不錯(cuò)，有哪些應(yīng)對不足以后如何改善，zui好都記錄下來。
通過這樣復(fù)盤，你能清楚認(rèn)識到一次活動(dòng)哪些是成功的哪些是失敗的，成功的部分保留，失敗的部分提醒自己下次注意，想辦法去解決。
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